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【Excelで効率アップ】連番を振る方法 オートフィル機能とROW関数の使い分け

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名簿やリストなどの資料作成でExcelの左側にNoを振ることはよくあります。

たとえば1~100まで手入力していたら日が暮れてしまいますね。

Excelの機能を使えば簡単に連番を振ることができます。

方法は2通り。

  1. オートフィル機能
  2. ROW関数

 
どちらも便利な機能ですが、いつでも使えるわけではありません。

特性を活かし使い分けると作業効率がグンと上がりますよ~。




オートフィル機能で連番を振る

定番のオートフィル機能です。
規則性を持たせたデータを連続データにしてくれる。

カーソルを右下に合わせると[+]マークが出てきます。

[+]マークをクリックしたまま下へドラッグするか、ダブルクリックしてください。

手入力よりはるかに早く簡単に連番が振れました。

しかしオートフィル機能は行の削除をすると、連番が崩れてしまいます。たとえばNo.3の行を削除してみましょう。

1、2、4、5と連番が崩れてしまいました。

単純な数字の連番の場合はROW関数が便利です。

ROW関数で連番を振る

ROW関数は行番号を取得する関数です。
セルA1に「=row()」と記述すれば”1″が取得でき、セルA5では”5″が取得できます。

その特性を利用し連番を振ることができます。

セルA3に「=row()-2」と記述し[Enter]を押してください。

ROW関数で3が取得され、-2してるので1が返ってきます。

A4~A7までA3をコピペします。

すると自動で連番が振られます。

ROW関数の便利なとこは行を削除しても連番が崩れないとこです。

たとえば先ほどと同じようにNo.3の行を削除してみましょう。

削除しても飛び番号にならず連番になっていますね。

これは行番号から-2しているからです。

行番号を基準としているので、どこでも自動連番できます。
たとえば住所録の下に電話番号を追加した場合、「=row()-10」と書けば、そこから1始まりの連番になります。
(11行目から1始まりにする場合は-10する)

オートフィル機能とROW関数の使い分け

連番を振るのに便利な機能を2つ紹介しました。

とても便利な機能ですが、いつでもどんなシーンでも使える機能ではありません。

オートフィル機能は行の削除をすると連番が崩れるし、ROW関数は自動で連番が振られるのでNoに意味を持たせると行を削除をした際、辻褄が合わなくなります。

たとえばNoの名前で詳細シートを作成していた場合

No.2の閉じるボタンの行を削除した途端にNoとシート名が合わなくなります。

番号を固定しないと不都合が生じることもあります。

ちなみにこの場合の対策方法としては、No.2をグレーアウトして削除しないのがベストでしょう。

それぞれの特性を活かしてオートフィル機能とROW関数の使い分けてくださ~い。

オートフィル機能 ROW関数
行の削除/追加 連番が崩れる
自分で振り直す
自動連番
使用シーン ・行を削除するなどのレイアウトの変更がない場合
・規則性のあるデータの場合
・月、曜日など範囲が固定の場合
・常に連番にしたい場合
・意味なし番号の場合